現役人事が公開|大学職員への最短転職 5STEP

大学職員の仕事内容を2人の現役大学職員が徹底解説【全15部署の忙しさも】

悩める君
悩める君

大学職員ってどんな仕事してるの?

大学職員を目指しているので、仕事内容を詳しく知りたい!


 

今回は民間企業から転職した現役人事担当と現役国際担当の現役大学職員2人が、そんな疑問やお悩みにお答えします!


本記事の内容
・大学職員の仕事内容は、大学運営全般である
・大学職員には、”事務系職員“と”技術系職員“がある
・その大学職員の仕事内容を15部門にわけて完全解説
・大学職員になるための最短ルート


✔本記事の信頼性



今回は、現役大学職員の2人が、”大学職員の仕事内容”について、解説していきます。


大学職員の仕事と聞いて、一番最初にイメージするのは、大学内にある事務室の窓口業務ではないでしょうか?


大学生の時に、授業の履修相談や就職活動の相談をした方も多いと思います。


ただ、大学職員の仕事はもちろんそれだけではありません。


大学生の頃には気づかなかった大学職員の仕事が多くありますので、本記事では大学職員の仕事内容について、現役大学職員の2人が徹底解説します。


大学職員の仕事内容を理解する必要性

本記事をご覧いただいている方は、大学職員を目指している方が多いかと思います。


大学職員を目指している方にとって、仕事内容をきちんと理解することは本当に重要なことです。


これは、入職後のアンマッチを防ぐためにももちろん大切なことですが、大学職員の採用試験を受ける上でも、とても大切なことです。


ソース(現役人事担当)
ソース(現役人事担当)

僕は、現役の人事担当者として、これまでに延べ2,000人以上のES、筆記試験、面接などの選考に携わってきました。

大学職員の仕事内容をよく理解できていないために、小論文や面接で明確な回答ができていない応募者が本当に多いので、採用試験を受ける方は必ず押さえておきましょう!



また、大学職員の採用試験は非常に倍率が高く、一度選考に落ちてしまうと二度とその大学を受けることできないといったケースもあります。


本記事をご覧いただいている方には、貴重な一回のチャンスをものにしてほしいと思いますので、ぜひ本記事を最後までご覧いただき、大学職員の仕事内容をきちんと理解するようにしてください。


それでは、さっそく具体的な仕事内容をみていきましょう!




まず、”大学職員”という職業は、大きく事務系職員技術系職員の2つに分かれます。


事務系職員と技術系職員のそれぞれについて、詳しく解説していきます。

大学職員の仕事内容┃事務系職員


事務系の大学職員は、大学を運営するためにさまざまな業務を担います。


部署によって業務内容は大きく異なりますが、一つの部署に留まることはほとんどなく、ジョブローテーションによって、様々な部署への異動があることが特徴です。


このような背景から、事務系職員は情報システム部門などの一部の部門を除いて、スペシャリストよりもゼネラリストを目指す傾向があります。


事務系職員を目指している方であれば、これらの幅広い業務を経験する可能性があるので、それぞれの仕事内容については、把握しておく必要があります。


大学の規模によって、部署の数は異なりますが、ここでは多くの大学に存在する大学の事務系職員のメイン業務を13部門にわけて解説していきます。


事務系職員は、その業務内容によって、大きく”法人系(管理系)業務”と”教学系業務”の2つにわけることができます。


大学職員の仕事内容┃法人(管理)部門


法人(管理)部門は、大学の経営や管理・運営、企画の立案などの業務をメインで行う部門です。大学生の頃に、この部門の職員の方と接点があった方は少ないでしょう。


MEMO
  • 総務部門
  • 人事部門
  • 経理・財務部門
  • 管財・施設管理部門
  • 広報部門
  • 情報システム部門
  • 産学連携・研究支援部門


大学職員の仕事内容┃法人①総務部門

▶︎ 忙しい度 ★★★★☆

大学で行われる行事の運営や旅費、場合によっては法律関係まで幅広く事務全般を行う部門です。

総務、と聞くと営業職のある一般的な民間企業では非常に地味なイメージかもしれませんが、事務職が中心である大学職員の中ではとても重要な部署です。

大学によっては、出世していくエリートが総務部を登竜門の1部にしているケースもあります。

具体的な業務内容としては、旅費や交通費の管理、入学式や卒業式などの式典の企画・運営、災害や予期せぬ出来事が起きたときの危機管理対応、大学によっては教授会や理事会などの会議の運営などを行います。(教授会等については教務課が運営しているケースや、理事会についても別部署が運営している大学もあります)

特に近年、台風や地震、コロナ対応など大規模災害に対する危機管理対策が注目されており、総務課の役割はますます大きくなっていると言えます。

大学は本当に会議が多い組織ですが、その各種会議の運営や議事録の作成なども総務部が行うケースがあります。

また、労働組合がある大学では、労働組合との交渉を行うのも総務部門の業務であることが多いです。(あるいは人事部が担当することもあります)

転職した人が総務部に配属になるケースですが、法務部門等一部の専門型人材が配置されるケースや、30代前の社会人経験を5、6年積んだ総合力の高いジェネラリストが配置されるケースなどがあります。


大学職員の仕事内容┃法人②人事部門

▶︎ 忙しい度 ★★★★☆

教職員の採用や異動、昇任、給与管理などの人事業務をメインで行う部門です。

多くの民間企業等と同様に、組織の中心となる部署であり、やはりエース級の人材が集められることが多いです。

大学には一般的な教職員のほか、非常勤講師や嘱託職員、派遣職員などたくさんの区分に分かれており、それぞれの採用や退職に伴う社会保険手続なども行います。

また、教職員の人事評価や研修の企画・運営、大学によっては給与計算や勤怠管理などの労務管理を人事部門が行うケースもあります。

比較的専門知識が求められる部署ではありますが、意外と人事経験のある転職者ばかりではなく、新卒上がりのケースでローテーションしながら配属となるケースも少なくありません。

ソース(現役人事担当)
ソース(現役人事担当)

人事部門は教職員の採用や異動に関する業務のイメージが強いと思いますが、人件費の管理や規程の改正などに携わったりもします。
また、事務職員の採用を行うときは、数百通のESに目を通したり、土曜日に筆記試験や面接を行うため、忙しくなります。
ちなみに事務職員の中途採用は、4月採用と10月採用の大学が多いため、この時期までに準備しておくことが大切です。


大学職員の仕事内容┃法人③経理・財務部門

▶︎ 忙しい度 ★★☆☆☆

大学の運営に必要な経理や財務の業務、監査の対応などを行う部門です。

どのような企業にもある部門なので、業務内容はイメージしやすいのではないでしょうか。

具体的な業務内容としては年間の予算・決算をまとめ、事業計画書を作成したり、研究に必要な物品の購入や管理、現金出納業務、大学によっては資産運用を行うこともあります。

また、大学は文部科学省や日本学術振興会などから補助金をもらっているため、一定期間ごとに監査を受ける必要があり、それらの対応なども行います。

その他、比較的大学特有と思われる業務としては、学生への奨学金の支給手続き等があります。

近年、多くの大学は海外とのつながりを強めようとしているため、海外送金等も行うことが増えてきています。

金融機関からの借り入れを行っている大学などは、金融機関とのやりとりなども発生します。

中途採用された人が配属となるケースは少なくなく、金融機関出身者や、民間企業での経理担当者が配属となるケースなどがあります。

比較的残業は多くない部署といえ力強く定時退社する人が目立ちます。


大学職員の仕事内容┃法人④管財・施設管理部門

▶︎ 忙しい度 ★☆☆☆☆

大学にある建物などの施設管理や物品・備品の調達、管理を行う部門です。

民間企業に勤めていると、そのような部署があったことすら知らない人もいるかもしれませんが、事務職が中心の大学においては誰もが知っている大事な部署です。

具体的な業務内容としてはには、法人全体の資産の維持・管理や、後で説明する施設系技術職員と一緒に施設の修繕や業者との調整などの業務を行います。

各物品調達から、システムの導入、教育プログラムを代行する業者の選定など、管轄する分野は非常に多いです。

そのため、例えばシステム導入の担当者、教育プログラム代行の担当者、保険の担当者等、担当者ごとに専門分野を決めているケースが多いです。

また、各部署や教員からの依頼の基づき、物品・備品の調達を行ったり、各事務室や研究室、教室などの備品の管理なども行います。

このような調達部門は、大学内部でのやりとりが多い一方で、業者選定の際には多くの会社のプレゼンを聞いたり、それらの業者との質疑応答などコミニケーション能力も必要とされる部署です。

中途採用者が配属となるケースとしては、前職で調達部門を担当していた人間はもちろん、例えば情報システム系の企業に勤めていた人がこのような部門でシステム系の担当するなど多岐に渡ります。

比較的中途採用者が配属されるケースは多いといえます。

一方で業務の忙しさとしては、年度末等を除き余裕があるケースが多く、定時退社が多いです。


大学職員の仕事内容┃法人⑤広報部門

▶︎ 忙しい度 ★★★☆☆

大学全般の広報業務を行う部門です。

非常にイメージが湧きやすいかと思います。

具体的な業務としては、大学ホームページの更新やTwitterやInstagramなどのSNSの更新、取材や問い合わせへの対応、広報誌の編集や発行などを行います。

また、高校や予備校に向けてのPR活動やオープンキャンパスの企画・運営なども広報部門が行う大学が多く、後で説明する入試部門と一緒になって、入試・広報部門となっている大学もあります。

近年、将来の少子化に向けて各大学のブランディングは重要視されてきており、教育面やスポーツ面など様々な特色をアピールしようとするに連れ、予算も大きくなってきています。

大学職員の仕事の中では、随一のクリエイティブな仕事と言えます。

あまりいろいろなことを変えていくことの少ない大学という環境の中で、様々な変化や新しいことへの挑戦が求められる部署です。

広告業界出身の人や、ウェブ系、IT系出身の中途採用者が配属されるケースがあります。

担当業務にもよりますが、大学職員の中では比較的忙しい部署です。


大学職員の仕事内容┃法人⑥情報システム部門

▶︎ 忙しい度 ★★☆☆☆→コロナ後★★★★☆

大学の情報システム環境の管理を行う部門です。

具体的には、各事務室や研究室における情報機器の管理や教職員・学生のメール管理やWi-Fiなどの情報システム環境の管理を行います。

以前は、機器のメンテナンスや、たまにあるシステム改築等があれば忙しいといった感じでしたが、新型コロナウイルスの影響で、オンライン授業やZOOMなどの会議が多くなり、システム部門関連の需要が一気に高まりました。

また、多くの大学では業務効率化のためにAIやRPAを利用した新たなシステム導入に積極的であり、SE経験者やweb関係の仕事をしていた人材が多く活躍する場でもあります。

今後もこの傾向は続くとみられており、まだまだシステム人材系の需要は大きいといえます。

コロナの影響で以前よりも忙しくなった部署ではありますが、転職経験者を中心に、前職でもっと大変な思いをしていた人も多く、忙しい中でもまだ余裕があるように見える人が多い部署です。


大学職員の仕事内容┃法人⑦産学連携・研究支援部門

▶︎ 忙しい度 ★★★☆☆

産学連携や地域・社会に対する業務や大学で行う研究の支援を行う部門です。

少子化で学納金などの収入が減っている大学が多い中、研究資金を外部から獲得することは非常に重要で、教員が科研費などの外部資金を獲得するのために必要な事務手続き(申請手続きなど)を行います。

また、公開講座の企画・運営や民間企業などと合同で研究を進める際の共同研究や受託研究の契約手続きもこの部門が行うケースが多いです。

民間企業や、各自治体との連携等を行うケースもあるため、法人営業などを行っていた担当者が重宝されるケースがあります。

その他、近年は留学生の受け入れにおいて、安全保障輸出管理など、専門知識が求められるケースがあり、そのようなことに関わっていた人材が配属されるケースなどがあります。

大学の中では忙しすぎず、暇すぎずといったところです。


大学職員の仕事内容┃教学部門

教学部門は、様々な角度から学生を直接サポートすることをメインで行う部門です。多くの方が、大学職員の仕事と聞いてすぐにイメージできるのは、こちらの教学部門の仕事ではないでしょうか。


MEMO
  • 教務部門
  • 学生支援部門
  • 就職支援部門
  • 入試部門
  • 国際交流部門
  • 図書部門

大学職員の仕事内容┃教学①教務部門

▶︎ 忙しい度 ★★★★★

学生の学業面のサポートを行う部門です。

具体的な業務として、授業の履修相談やシラバスの作成、成績の管理や各種証明書の発行、教室の手配、調整、教員からの要望への対応などを行います。

また、定期試験の対応や退学・休学手続き、非常勤講師の手配など教務部門の中でも業務は多岐に渡ります。(退学・休学手続きにについて、大学によっては学生課が担当します。)

総務部の箇所でも説明した通り、大学の中で重要とされる教授会等の手続きを教務課が行う大学も数多くあります。

当然のことながら大学の役割の中で授業の提供は最も重要なものです。

そのような意味で、教務課は大学の事務職員事務の中心であり、花形と言えます。

大学では、事務局長・事務局次長がいわゆる一般企業で言うところの執行役員のような形になりますが、このような役職の人は教務経験者が非常に多いです。

教務を知らなければ大学職員ではない、と偏った考えの人がいるくらい大学事務の中心といえます。

このような教務部門ですが、新卒で将来を期待されている職員はもちろん、20代後半で総合力の高いと判断された中途職員が配属となることも多々あります。

しかも中途組で教務課に配属される人は大学職員出身とは限らず、一般的な企業で活躍した人が配属となることも多いです。

時期にもよりますが基本的に大学職員の中では忙しい部署とされ、特に3月や4月の年度末から年度初めにかけては特に忙しい時期です。

大学職員の仕事内容┃教学②学生支援部門

学生課は学生の生活面のサポートを中心に行う部門です。

学生生活に関する相談や奨学金の申請、部活やサークル活動の支援、学生証の発行などの手続きを行います。

また、学生主体で行う学園祭などの行事のサポート、学生や保護者からの要望への対応も行います。


大学職員の仕事内容┃教学③就職支援部門(キャリアセンター)

学生の就職支援を行う部門。

企業とともに就職に関する説明会を企画したり、学生のES添削や面接練習などのサポートを行います。

また、就職先やインターンシップ先の開拓、パンフレットや大学案内に記載するために学生の進路状況の把握も大切な業務となっています。


大学職員の仕事内容┃教学④入試部門

大学入試共通テスト(旧大学入試センター試験)や各種入学試験の実施、各種入学試験の募集要項の作成などをメインで行う部門。

近年は入試方式が多様化しており(推薦入試、AO入試、社会人入試、留学生入試など)、これらの入学試験の募集要項を作成したり、願書の受付から受験票の発送、試験準備から当日の運営、合格者の決定などを行います。

また、受験者を確保するために新たな入試方法を検討することも大切な業務となっています。


大学職員の仕事内容┃教学⑤国際交流部門

海外との学術交流や学生交流の推進を支援する部門。

具体的には、外国人留学生の受け入れ、生活のサポート、海外の大学との国際交流協定の締結などを行います。

また、日本人学生の留学サポートや留学のために必要な語学力向上のための講座の企画・運営も大切な業務の一つです。

エレン(現役国際担当)
エレン(現役国際担当)

海外提携校の新規開拓や、海外留学支援を行っています。国際関係業務を続けたかった僕には最高の仕事です。海外出張は年20日程度で、海外大学との交渉、交流などが目的です。
多くの大学はグローバル化に力を入れていますが、国際化人員は貴重であり、多くの大学が頻繁に募集をかけています。僕の大学の国際部では、大半が中途採用者で、ビール会社、商社、銀行、留学エージェントなど多岐な業界から転職してきています。


大学職員の仕事内容┃教学⑥図書部門

大学などの図書館(図書室)の管理・運営を行う部門。

資料や情報、図書館(図書室)の環境を提供することで、それらの学習・教育・研究活動を支援することを行います。

また、図書館(図書室)の事務員は、紀伊国屋などに外部委託してることも多く、その事務員の管理なども行います。


大学職員の仕事内容┃技術系職員

技術系の大学職員は、事務系の大学職員とは異なり、各業務の専門性が高いことからジョブローテーションなどはなく、原則として採用された部署での勤務のみとなることが特徴です。


そのため、技術系職員は、ゼネラリストを目指す事務系職員とは異なり、スペシャリストとして活躍する傾向が強いです。


技術系職員も大学の規模によって、いくつかの専門分野にわかれていますが、ここでは多くの大学に存在する2つの技術系職員を紹介します。


大学職員の仕事内容┃技術系①施設系技術職員

施設系技術職員は、大学のキャンパスにある施設を計画、維持、改善する業務をメインに行います。

具体的には、キャンパス全体の将来構想から、各建物の耐震改修などの計画・調査や必要な工事・検査を行います。

施設系技術職員は、その専門性に応じて、『電気』、『建築』、『土木』、『機械』ごとに採用が実施されるケースが多いです。


大学職員の仕事内容┃技術系②教育・研究支援系技術職員

教育・研究支援系技術職員は、大学の教育・研究を技術面からサポートする業務が中心です。

具体的には、学生の実験・実習への技術指導や助言を行ったり、研究・実験機器などの維持、管理、実験データの処理・分析などを行います。

教育・研究支援系技術職員もそれぞれの専門性に応じて、採用が実施されるため、それぞれの専門的な知識が必要となります。


まとめ:大学職員の仕事内容➡大学職員に転職する方法


今回は、大学職員の仕事内容を15部門にわけて、詳しく解説しました。


知らない部門や理解できてない業務があった方も多いのではないでしょうか。


今回、ご紹介した15の部門は、大学職員の代表的な仕事内容であり、大規模な大学になればこれらの業務に加えて、さらに専門的な部門、大学特有の部門があることも多いです。


大学職員を目指す方は、その大学にある部署や業務内容をしっかりと調べて、仕事内容について理解しておきましょう。


40歳で年収1000万など、好待遇の大学職員ですが、いろいろな業種から転職でき、資格も不要なので、人気が高まりつつあります。


大学職員の中途採用は拡大傾向ですが、高倍率なので、転職サイト大学職員に強い転職エージェントから非公開求人情報を得ることが、早く内定を獲得するコツです。


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