現役人事が公開|大学職員への最短転職 5STEP

大学職員の仕事内容を15部門にわけて徹底解説【現役大学職員2人が語る】

悩める君
悩める君

大学職員ってどんな仕事してるの?

大学職員を目指しているので、仕事内容を詳しく知りたい!


 

今回は民間企業から転職した現役人事担当と現役国際担当の現役大学職員2人が、そんな疑問やお悩みにお答えします!


本記事の内容
・大学職員の仕事内容は、大学運営全般である
・大学職員には、”事務系職員“と”技術系職員“がある
・その大学職員の仕事内容を15部門にわけて完全解説
・大学職員になるための最短ルート


✔本記事の信頼性



今回は、現役大学職員の2人が、”大学職員の仕事内容”について、解説していきます。


大学職員の仕事と聞いて、一番最初にイメージするのは、大学内にある事務室の窓口業務ではないでしょうか?


大学生の時に、授業の履修相談や就職活動の相談をした方も多いと思います。


ただ、大学職員の仕事はもちろんそれだけではありません。


大学生の頃には気づかなかった大学職員の仕事が多くありますので、本記事では大学職員の仕事内容について、現役大学職員の2人が徹底解説します。


大学職員の仕事内容を理解する必要性

本記事をご覧いただいている方は、大学職員を目指している方が多いかと思います。


大学職員を目指している方にとって、仕事内容をきちんと理解することは本当に重要なことです。


これは、入職後のアンマッチを防ぐためにももちろん大切なことですが、大学職員の採用試験を受ける上でも、とても大切なことです。


ソース(現役人事担当)
ソース(現役人事担当)

僕は、現役の人事担当者として、これまでに延べ2,000人以上のES、筆記試験、面接などの選考に携わってきました。

大学職員の仕事内容をよく理解できていないために、小論文や面接で明確な回答ができていない応募者が本当に多いので、採用試験を受ける方は必ず押さえておきましょう!



また、大学職員の採用試験は非常に倍率が高く、一度選考に落ちてしまうと二度とその大学を受けることできないといったケースもあります。


本記事をご覧いただいている方には、貴重な一回のチャンスをものにしてほしいと思いますので、ぜひ本記事を最後までご覧いただき、大学職員の仕事内容をきちんと理解するようにしてください。


それでは、さっそく具体的な仕事内容をみていきましょう!




まず、”大学職員”という職業は、大きく事務系職員技術系職員の2つに分かれます。


事務系職員と技術系職員のそれぞれについて、詳しく解説していきます。

大学職員の仕事内容┃事務系職員


事務系の大学職員は、大学を運営するためにさまざまな業務を担います。


部署によって業務内容は大きく異なりますが、一つの部署に留まることはほとんどなく、ジョブローテーションによって、様々な部署への異動があることが特徴です。


このような背景から、事務系職員は情報システム部門などの一部の部門を除いて、スペシャリストよりもゼネラリストを目指す傾向があります。


事務系職員を目指している方であれば、これらの幅広い業務を経験する可能性があるので、それぞれの仕事内容については、把握しておく必要があります。


大学の規模によって、部署の数は異なりますが、ここでは多くの大学に存在する大学の事務系職員のメイン業務を13部門にわけて解説していきます。


事務系職員は、その業務内容によって、大きく”法人系(管理系)業務”と”教学系業務”の2つにわけることができます。


大学職員の仕事内容┃法人(管理)部門


法人(管理)部門は、大学の経営や管理・運営、企画の立案などの業務をメインで行う部門です。大学生の頃に、この部門の職員の方と接点があった方は少ないでしょう。


MEMO
  • 総務部門
  • 人事部門
  • 経理・財務部門
  • 管財・施設管理部門
  • 広報部門
  • 情報システム部門
  • 産学連携・研究支援部門


大学職員の仕事内容┃法人①総務部門

大学で行われる行事の運営や事務全般を行う部門。

具体的には、入学式や卒業式などの式典の運営、災害や予期せぬ出来事が起きたときの対応、教授会や理事会などの会議の運営などを行います。

大学というのは想像以上に会議が多い組織です。その各種会議の運営や議事録の作成なども行います。

また、労働組合がある大学では、労働組合との交渉を行うのも総務部門の業務であることが多いです。


大学職員の仕事内容┃法人②人事部門

教職員の採用や異動、昇任などの人事業務をメインで行う部門。

大学には、一般的な教職員のほか、非常勤講師や嘱託職員、派遣職員などたくさんの区分に分かれており、それぞれの採用や退職に伴う社会保険手続なども行います。

また、教職員の人事評価や研修の企画・運営、大学によっては給与計算や勤怠管理などの労務管理を人事部門が行うケースもあります。

ソース(現役人事担当)
ソース(現役人事担当)

人事部門は教職員の採用や異動に関する業務のイメージが強いと思いますが、人件費の管理や規程の改正などに携わったりもします。
また、事務職員の採用を行うときは、数百通のESに目を通したり、土曜日に筆記試験や面接を行うため、忙しくなります。
事務職員の中途採用は、4月採用と10月採用の大学が多いため、この時期までに準備しておくことが大切です。


大学職員の仕事内容┃法人③経理・財務部門

大学の運営に必要な経理や財務の業務、監査の対応などを行う部門。

年間の予算・決算をまとめ、事業計画書を作成したり、研究に必要な物品の購入や管理、現金出納業務、大学によっては資産運用を行うこともあります。

また、大学は文部科学省や日本学術振興会などから補助金をもらっているため、一定期間ごとに監査を受ける必要があり、それらの対応なども行います。


大学職員の仕事内容┃法人④管財・施設管理部門

大学にある建物などの施設管理や物品・備品の調達、管理を行う部門。

具体的には、法人全体の資産の維持・管理や、後で説明する施設系技術職員と一緒に施設の修繕や業者との調整などの業務を行います。

また、各部署や教員からの依頼の基づき、物品・備品の調達を行ったり、各事務室や研究室、教室などの備品の管理なども行います。


大学職員の仕事内容┃法人⑤広報部門

大学全般の広報業務を行う部門。

具体的には、大学ホームページの更新やTwitterやInstagramなどのSNSの更新、取材や問い合わせへの対応、広報誌の編集や発行などを行います。

また、高校や予備校に向けてのPR活動やオープンキャンパスの企画・運営なども広報部門が行う大学が多く、後で説明する入試部門と一緒になって、入試・広報部門となっている大学もあります。


大学職員の仕事内容┃法人⑥情報システム部門

大学の情報システム環境の管理を行う部門。

具体的には、各事務室や研究室における情報機器の管理や教職員・学生のメール管理やWi-Fiなどの情報システム環境の管理を行います。

また、近年は新型コロナウイルスの影響で、オンライン授業やZOOMなどの会議が多くなり、需要が一気に高まりました。

また、多くの大学では業務効率化のためにAIやRPAを利用した新たなシステム導入に積極的であり、SE経験者やweb関係の仕事をしていた人材が多く活躍する場でもあります。


大学職員の仕事内容┃法人⑦産学連携・研究支援部門

産学連携や地域・社会に対する業務や大学で行う研究の支援を行う部門。

少子化で学納金などの収入が減っている大学が多い中、研究資金を外部から獲得することは非常に重要であり、教員が科研費などの外部資金を獲得するのために必要な事務手続き(申請手続きなど)を行います。

また、公開講座の企画・運営や民間企業などと合同で研究を進める際の共同研究や受託研究の契約手続きもこの部門が行うケースが多いです。


大学職員の仕事内容┃教学部門


教学部門は、様々な角度から学生を直接サポートすることをメインで行う部門です。多くの方が、大学職員の仕事と聞いてすぐにイメージできるのは、こちらの教学部門の仕事ではないでしょうか。


MEMO
  • 教務部門
  • 学生支援部門
  • 就職支援部門
  • 入試部門
  • 国際交流部門
  • 図書部門

大学職員の仕事内容┃教学①教務部門

学生の学業面のサポートを中心に行う部門。

具体的には、授業の履修相談やシラバスの作成、成績の管理や各種証明書の発行などを行います。

また、定期試験の対応や退学・休学手続き、非常勤講師の手配など教務部門の中でも業務は多岐に渡ります。


大学職員の仕事内容┃教学②学生支援部門

学生の生活面のサポートを中心に行う部門。

学生生活に関する相談や奨学金の申請、部活やサークル活動の支援、学生証の発行などの手続きを行います。

また、学生主体で行う学園祭などの行事のサポート、学生や保護者からの要望への対応も行います。


大学職員の仕事内容┃教学③就職支援部門(キャリアセンター)

学生の就職支援を行う部門。

企業とともに就職に関する説明会を企画したり、学生のES添削や面接練習などのサポートを行います。

また、就職先やインターンシップ先の開拓、パンフレットや大学案内に記載するために学生の進路状況の把握も大切な業務となっています。


大学職員の仕事内容┃教学④入試部門

大学入試共通テスト(旧大学入試センター試験)や各種入学試験の実施、各種入学試験の募集要項の作成などをメインで行う部門。

近年は入試方式が多様化しており(推薦入試、AO入試、社会人入試、留学生入試など)、これらの入学試験の募集要項を作成したり、願書の受付から受験票の発送、試験準備から当日の運営、合格者の決定などを行います。

また、受験者を確保するために新たな入試方法を検討することも大切な業務となっています。


大学職員の仕事内容┃教学⑤国際交流部門

海外との学術交流や学生交流の推進を支援する部門。

具体的には、外国人留学生の受け入れ、生活のサポート、海外の大学との国際交流協定の締結などを行います。

また、日本人学生の留学サポートや留学のために必要な語学力向上のための講座の企画・運営も大切な業務の一つです。

エレン(現役国際担当)
エレン(現役国際担当)

海外提携校の新規開拓や、海外留学支援を行っています。国際関係業務を続けたかった僕には最高の仕事です。海外出張は年20日程度で、海外大学との交渉、交流などが目的です。
多くの大学はグローバル化に力を入れていますが、国際化人員は貴重であり、多くの大学が頻繁に募集をかけています。僕の大学の国際部では、大半が中途採用者で、ビール会社、商社、銀行、留学エージェントなど多岐な業界から転職してきています。


大学職員の仕事内容┃教学⑥図書部門

大学などの図書館(図書室)の管理・運営を行う部門。

資料や情報、図書館(図書室)の環境を提供することで、それらの学習・教育・研究活動を支援することを行います。

また、図書館(図書室)の事務員は、紀伊国屋などに外部委託してることも多く、その事務員の管理なども行います。


大学職員の仕事内容┃技術系職員

技術系の大学職員は、事務系の大学職員とは異なり、各業務の専門性が高いことからジョブローテーションなどはなく、原則として採用された部署での勤務のみとなることが特徴です。


そのため、技術系職員は、ゼネラリストを目指す事務系職員とは異なり、スペシャリストとして活躍する傾向が強いです。


技術系職員も大学の規模によって、いくつかの専門分野にわかれていますが、ここでは多くの大学に存在する2つの技術系職員を紹介します。


大学職員の仕事内容┃技術系①施設系技術職員

施設系技術職員は、大学のキャンパスにある施設を計画、維持、改善する業務をメインに行います。

具体的には、キャンパス全体の将来構想から、各建物の耐震改修などの計画・調査や必要な工事・検査を行います。

施設系技術職員は、その専門性に応じて、『電気』、『建築』、『土木』、『機械』ごとに採用が実施されるケースが多いです。


大学職員の仕事内容┃技術系②教育・研究支援系技術職員

教育・研究支援系技術職員は、大学の教育・研究を技術面からサポートする業務が中心です。

具体的には、学生の実験・実習への技術指導や助言を行ったり、研究・実験機器などの維持、管理、実験データの処理・分析などを行います。

教育・研究支援系技術職員もそれぞれの専門性に応じて、採用が実施されるため、それぞれの専門的な知識が必要となります。


まとめ:大学職員の仕事内容➡大学職員に転職する方法


今回は、大学職員の仕事内容を15部門にわけて、詳しく解説しました。


知らない部門や理解できてない業務があった方も多いのではないでしょうか。


今回、ご紹介した15の部門は、大学職員の代表的な仕事内容であり、大規模な大学になればこれらの業務に加えて、さらに専門的な部門、大学特有の部門があることも多いです。


大学職員を目指す方は、その大学にある部署や業務内容をしっかりと調べて、仕事内容について理解しておきましょう。


40歳で年収1000万など、好待遇の大学職員ですが、いろいろな業種から転職でき、資格も不要なので、人気が高まりつつあります。


大学職員の中途採用は拡大傾向ですが、高倍率なので、転職サイト大学職員に強い転職エージェントから非公開求人情報を得ることが、早く内定を獲得するコツです。


ソース(現役人事担当)
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